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Die Beratungsokumentation

Zuletzt aktualisiert am Jan 28, 2026

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit InsurMagic WhatsApp-Chats direkt in AMS dokumentieren und in der Kundenakte ablegen können.

Ziel der Funktion

Mit der Funktion „Kommunikation dokumentieren“ können Sie:

  • WhatsApp-Nachrichten strukturiert erfassen

  • Texte, Bilder und Sprachnachrichten bündeln

  • die gesamte Kommunikation als PDF in AMS ablegen

So stellen Sie eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation sicher.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kommunikation dokumentieren starten

  1. Öffnen Sie einen Kundenchat in WhatsApp.

  2. Klicken Sie in der InsurMagic-Seitenleiste auf „Kommunikation dokumentieren“.

2. Nachrichten auswählen

Nun stehen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

  • einzelne Nachrichten direkt im Chat anklicken

  • eine bestimmte Anzahl der letzten Nachrichten auswählen

  • alle sichtbaren Nachrichten markieren

Dabei können Sie unterschiedliche Nachrichtentypen kombinieren:

  • Textnachrichten

  • Bilder

  • PDFs und weitere Dateiformate

  • transkribierte Sprachnachrichten

3. Sprachnachrichten bearbeiten (optional)

  • Sprachnachrichten werden automatisch transkribiert.

  • Die Texte können vor über "Transkripte bearbeiten" geändert werden.

4. Vertrag, Schaden oder Vorgang zuordnen

  1. Wählen Sie im nächsten Schritt den passenden Vertrag, Schaden oder Vorgang aus.

  2. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Weiter“.

  3. Wenn Sie auf "Weiter ohne Auswahl" klicken, wird das Dokument direkt der Kundenakte beigefügt.

5. Dokument prüfen und anpassen

Vor der Ablage sehen Sie eine Vorschau des PDF-Dokuments:

  • Inhalte (Text, Bilder, Transkripte)

  • Zeitstempel

  • Absender der Nachrichten

Standardmäßig wird das Dokument als
„[Datum]WhatsApp-Kommunikation “ gespeichert.

Optional können Sie:

  • den Dokumentnamen über das Stift-Symbol anpassen

  • das Dokument lokal herunterladen

  • einen AMS-Ordner auswählen (z. B. „WhatsApp“)

6. Dokumentation abschließen

  • Klicken Sie auf „Dokumentieren“.

  • Die Kommunikation wird als PDF in AMS gespeichert.

Wo finde ich das Dokument in AMS?

  1. Öffnen Sie die Kundenakte in AMS.

  2. Gehen Sie zum entsprechenden Vertrag oder Schaden.

  3. Öffnen Sie den Bereich Postbestand.

  4. Im Ordner „WhatsApp“ finden Sie die abgelegte PDF-Datei.

Fazit

Mit InsurMagic wird die Archivierung in AMS schnell, übersichtlich und rechtssicher.
So bleibt Ihre gesamte Kundenkommunikation zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.