Beratungsgespräche dokumentieren mit InsurMagic & Professional Works
Kundenberatung erfolgt heute oft direkt über WhatsApp – schnell, unkompliziert und persönlich. Doch wie stellt man sicher, dass die Kommunikation rechtskonform dokumentiert wird?
Mit InsurMagic in Verbindung mit Professional Works gelingt das mit wenigen Klicks – direkt aus dem Chat heraus.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Beratungsgespräche strukturiert erfassen und dem passenden Vorgang oder Vertrag zuordnen.
Schritt 1: Nachrichten zur Dokumentation auswählen
Öffnen Sie WhatsApp Web mit aktivierter InsurMagic-Erweiterung und klicken Sie im rechten Bereich auf „Kommunikation dokumentieren“.
Wählen Sie nun alle relevanten Nachrichten aus, die zur konkreten Beratung gehören – etwa:
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ein eingesendetes Führerscheinfoto
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eine Sprachnachricht
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ein kurzes Gespräch zu einem Vertrag oder Schaden
Persönliche oder nicht relevante Nachrichten lassen Sie einfach ungewählt, sie werden nicht übernommen.
Schritt 2: Zuordnung zum Vorgang oder Vertrag
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Weiter“.
Im zweiten Schritt legen Sie fest, wohin die Beratung dokumentiert werden soll – z. B.:
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ein bestehender Vertrag (z. B. Kfz-Versicherung)
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ein aktiver Schaden oder Vorgang
So bleibt jede Kommunikation sauber zugeordnet und jederzeit nachvollziehbar.
Schritt 3: PDF benennen und speichern
Abschließend erstellt InsurMagic eine PDF-Datei, die alle ausgewählten Nachrichten enthält.
Sie können das Dokument:
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sinnvoll umbenennen
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auf Ihrem Rechner speichern oder
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direkt in Professional Works hochladen – inklusive richtiger Zuordnung
Fazit
Mit InsurMagic wird aus einem WhatsApp-Chat eine rechtskonforme Beratungsdokumentation – schnell erstellt, sauber zugeordnet, direkt im Maklerverwaltungsprogramm gespeichert. So behalten Sie den Überblick und erfüllen gleichzeitig alle Dokumentationspflichten.