Mit InsurMagic können Sie nicht nur direkt aus WhatsApp heraus mit Ihren Kunden kommunizieren – Sie können die Beratung auch rechtskonform dokumentieren und direkt dem passenden Vertrag in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm zuordnen.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Gespräche mit wenigen Klicks als PDF sichern und automatisch archivieren.
So funktioniert die Dokumentation:
1. Relevante Nachrichten auswählen
Öffnen Sie WhatsApp Web mit aktivierter InsurMagic-Erweiterung.
Klicken Sie im Kundentab auf „Kommunikation dokumentieren“ und wählen Sie gezielt alle Nachrichten aus, die zur Beratung gehören – z. B.:
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Sprachnachrichten
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Fotos oder eingesendete Dokumente (z. B. Ausweise, Führerscheine)
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Fragen und Antworten zur Versicherung
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Schadenschilderungen oder Vertragsanfragen
Private oder irrelevante Nachrichten können Sie einfach unmarkiert lassen.
2. Vertrag oder Vorgang zuordnen
Nach der Auswahl klicken Sie auf „Weiter“.
Nun legen Sie fest, wohin die Dokumentation gespeichert werden soll – z. B.:
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Ein bestehender Vertrag
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Ein aktiver Schadensfall
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Ein offener Vorgang im MVP
Möchten Sie das Gespräch nur dem Kunden zuordnen, klicken Sie ohne Auswahl eines Vertrags auf „Weiter“.
3. PDF erstellen und speichern
InsurMagic generiert automatisch ein PDF mit allen ausgewählten Nachrichten. Sie können dieses:
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sinnvoll umbenennen,
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auf Ihrem Rechner lokal speichern oder
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direkt in Ihr Maklerverwaltungsprogramm hochladen – inkl. korrekter Zuordnung zum Vertrag oder Vorgang.
Fazit:
Mit InsurMagic dokumentieren Sie Beratungsgespräche genau dort, wo sie stattfinden – und überführen sie mit wenigen Klicks in Ihre professionelle Kundenakte. So bleiben Sie effizient, rechtssicher und immer organisiert.