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Funktionen und Nutzung

Janik Sauerbier
Von Irene Horbas and 2 andere
• 10 Artikel

Übersicht zur Beratungsdokumentation

Mit InsurMagic können Sie nicht nur direkt aus WhatsApp heraus mit Ihren Kunden kommunizieren – Sie können die Beratung auch rechtskonform dokumentieren und direkt dem passenden Vertrag in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm zuordnen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Gespräche mit wenigen Klicks als PDF sichern und automatisch archivieren. YouTube-Anleitung So funktioniert die Dokumentation: 1. Relevante Nachrichten auswählen Öffnen Sie WhatsApp Web mit aktivierter InsurMagic-Erweiterung. Klicken Sie im Kundentab auf „Kommunikation dokumentieren“ und wählen Sie gezielt alle Nachrichten aus, die zur Beratung gehören – z. B.: - Sprachnachrichten - Fotos oder eingesendete Dokumente (z. B. Ausweise, Führerscheine) - Fragen und Antworten zur Versicherung - Schadenschilderungen oder Vertragsanfragen Private oder irrelevante Nachrichten können Sie einfach unmarkiert lassen. 2. Vertrag oder Vorgang zuordnen Nach der Auswahl klicken Sie auf „Weiter“. Nun legen Sie fest, wohin die Dokumentation gespeichert werden soll – z. B.: - Ein bestehender Vertrag - Ein aktiver Schadensfall - Ein offener Vorgang im MVP Möchten Sie das Gespräch nur dem Kunden zuordnen, klicken Sie ohne Auswahl eines Vertrags auf „Weiter“. 3. PDF erstellen und speichern InsurMagic generiert automatisch ein PDF mit allen ausgewählten Nachrichten. Sie können dieses: - sinnvoll umbenennen, - auf Ihrem Rechner lokal speichern oder - direkt in Ihr Maklerverwaltungsprogramm hochladen – inkl. korrekter Zuordnung zum Vertrag oder Vorgang. Fazit: Mit InsurMagic dokumentieren Sie Beratungsgespräche genau dort, wo sie stattfinden – und überführen sie mit wenigen Klicks in Ihre professionelle Kundenakte. So bleiben Sie effizient, rechtssicher und immer organisiert.

Zuletzt aktualisiert am Sep 17, 2025

Bearbeiten von Dokumenten

Dokumente bearbeiten, zusammenfügen und hochladen – direkt mit InsurMagic Die Verwaltung von Kundendokumenten erfordert oft mehr als nur das bloße Hochladen. Manchmal müssen Seiten gedreht, gelöscht oder zu einem PDF zusammengefügt werden – und genau hier setzt InsurMagic an. Mit wenigen Klicks bearbeiten Sie Ihre Dokumente direkt im Browser und laden sie anschließend in Professional Worksoder Ameise hoch. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen den kompletten Bearbeitungsprozess. YouTube-Anleitung Schritt 1: Dokumente auswählen Starten Sie wie gewohnt in WhatsApp Web mit aktiver InsurMagic-Erweiterung. Gehen Sie auf „Dateien bearbeiten & hochladen“ und wählen Sie die gewünschten Dokumente aus – in unserem Beispiel drei Bilder. Im Anschluss klicken Sie auf „Weiter“. Falls die Dateien keinem bestimmten Vertrag zugeordnet werden sollen, können Sie diesen Schritt überspringen. Schritt 2: PDF zusammenfügen Nach dem Klick auf „Weiter“ sehen Sie eine Vorschau der ausgewählten Dateien. Mit einem Klick fügen Sie die Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen. Beispiel: Führerschein – Vorderseite, Rückseite, Rückseite (doppelt). Schritt 3: Dokumente bearbeiten Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um in die PDF-Bearbeitungsoberfläche zu gelangen. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung: - Seiten drehen: Sie können entweder alle Seiten gleichzeitig oder einzelne Seiten gezielt drehen – z. B. wenn ein Foto im Querformat hochgeladen wurde. - Seiten löschen: Entdecken Sie doppelte oder unnötige Seiten, können Sie diese mit einem Klick entfernen – z. B. eine doppelte Rückseite des Führerscheins. Das Ergebnis ist ein sauber strukturiertes, korrekt formatiertes PDF. Schritt 4: Speichern, umbenennen und hochladen Nach der Bearbeitung können Sie das Dokument: - auf Ihren PC herunterladen - direkt drucken - oder über „Speichern & Schließen“ finalisieren Zum Schluss geben Sie dem Dokument noch einen aussagekräftigen Namen und laden es direkt in Professional Works oder Ameise hoch – fertig. Fazit Mit InsurMagic bearbeiten Sie Dokumente direkt im WhatsApp-Arbeitskontext – ohne zusätzliche Software, ohne Umwege. Einzelne Bilder zusammenfügen, rotieren, kürzen und als PDF organisieren war noch nie so einfach.

Zuletzt aktualisiert am Sep 18, 2025

Vorlagen erstellen und versenden

Mit Vorlagen können Sie häufig genutzte Nachrichten in InsurMagic vorbereiten und mit wenigen Klicks an Ihre Kunden versenden. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre Kommunikation einheitlich bleibt. Video Schritt 1: Vorlagenübersicht öffnen - Gehen Sie in den Kunden-Tab. - Klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol rechts neben Vorlagen versenden. Schritt 2: Neue Vorlage hinzufügen - Klicken Sie auf "Vorlage hinzufügen". - Vergeben Sie einen Vorlagenamen (z. B. „Nachricht mit Bewertungslink“) - Wählen Sie optional ein Symbol, das in Ihren Vorlagen angezeigt wird Schritt 3: Nachrichtentext verfassen - Schreiben Sie den gewünschten Text für Ihre Vorlage. - Nutzen Sie Platzhalter, um Texte automatisch personalisieren zu lassen, z. B.: - vollständiger Kundenname - Vor- oder Nachname - Bewertungslink Der Kundenname wird automatisch aus den verfügbaren Kontaktdaten übernommen. 👉 Wie Sie den Bewertungslink erstellen, erfahren Sie in diesem Beitrag: Bewertungslink konfigurieren Schritt 4: Vorlage speichern - Klicken Sie auf "Vorlage erstellen". - Ihre erstellte Vorlage erscheint nun im Feld Vorlagen versenden. - Wenn Sie auf das Zahnrad-Symbol klicken, können Sie erstellte Vorlagen bearbeiten oder löschen Schritt 5: Vorlage versenden - Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus - Sie erscheint automatisch im Chat-Fenster – inkl. aller Platzhalter wie z. B. dem personalisierten Namen oder Ihrem Bewertungslink. - Anschließend können Sie die Nachricht direkt an den Kunden versenden. Fazit: Mit Vorlagen versenden Sie Nachrichten schnell, einheitlich und professionell. Personalisierungen wie Namen oder der Bewertungslink werden automatisch eingefügt, sodass Sie Ihre Kunden effizient und dennoch persönlich erreichen.

Zuletzt aktualisiert am Nov 19, 2025

Make.com Anbindung

Gute Nachrichten! Ab sofort ist es möglich, Make.com nahtlos mit der WhatsApp Business App & InsurMagic zu verbinden. Damit eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für automatisierte Workflows, Follow-ups, Datenerfassung, CRM-Prozesse und vieles mehr. 👉 Kurzes Einführungsvideo: https://screen.studio/share/WEshT8cE Was bedeutet die neue Integration für dich? Mit Make.com kannst du WhatsApp-Nachrichten automatisch versenden, Daten aus eingehenden Chats weiterverarbeiten und WhatsApp in fast jeden deiner bestehenden Prozesse einbinden – von CRM-Aktualisierungen über Google Sheets bis hin zu komplexen Multi-Step-Automationen. Beispiele für mögliche Automatisierungen: - Automatische Terminerinnerungsnachrichten - Ein personalisierter KI-Chatbot - Lead-Weiterleitung in dein CRM (z. B. Professional works, Ameise, Hubspot, Pipedrive, Zoho usw.) - Automatischer Versand von Dokumenten oder Formularen - Follow-up-Sequenzen, wenn ein Kunde nicht antwortet - Trigger über Webhooks, Google Calendar, deinen MVP, Formular-Tools uvm. Mehr Beispiele findest du direkt bei Make: https://www.make.com/en/integrations/whatsapp-business-cloud Wichtiger Hinweis: Einschränkungen der WhatsApp Business App Wenn du deine bestehende WhatsApp Business App mit der WhatsApp Cloud API (für Make.com erforderlich) verknüpfst, ändern sich einige Funktionen. WhatsApp deaktiviert bzw. verändert bestimmte Features in der App. Bitte beachte daher unbedingt folgende Punkte. Diese Funktionen stehen nach der API-Verknüpfung NICHT mehr zur Verfügung: - Nachrichten im Nachgang bearbeiten oder löschen - Selbstlöschende Nachrichten (für 1:1 Chats deaktiviert) - Einmal Nachrichten (für 1:1 Chats deaktiviert) - Live-Standort teilen (für 1:1 Chats deaktiviert) - Broadcast-Listen: - Broadcast-Listen können nicht mehr erstellt werden - bestehende Broadcast-Listen werden eingefroren Wenn du also auf diese Funktionen angewiesen bist, solltest du die Verbindung zur API bewusst planen. Schritt-für-Schritt Anleitung: WhatsApp mit Make verbinden Make.com stellt eine offizielle und gut dokumentierte Einrichtung bereit: 👉 Anleitung zur Einrichtung der WhatsApp Business Cloud in Make: https://apps.make.com/whatsapp-business-cloud Häufige Fragen Kann ich weiterhin normal über die WhatsApp Business App schreiben? Ja – die App funktioniert weiterhin, nur bestimmte Features (siehe oben) werden deaktiviert. Beeinträchtigt die API-Aktivierung meinen bestehenden InsurMagic-Account? Nein. InsurMagic funktioniert genauso wie vorher. Brauche ich eine neue Telefonnummer? Nein, du kannst deine bestehende WhatsApp-Business-Nummer verbinden. Fazit Die Integration von Make.com mit der WhatsApp Business App bringt eine riesige Palette an neuen Automatisierungsmöglichkeiten, insbesondere in Kombination mit InsurMagic. Achte jedoch darauf, dass durch die Aktivierung der API bestimmte WhatsApp-App-Funktionen wegfallen. Wenn du viel Wert auf Automatisierung legst, ist diese Verbindung ein starkes Upgrade für deine Workflows.

Zuletzt aktualisiert am Nov 19, 2025

Bewertungslink konfigurieren

Mit der neuen Bewertungsfunktion in InsurMagic können Sie ganz einfach Feedback von Ihren Kunden einholen. Über einen individuellen Bewertungslink leiten Sie Ihre Kunden direkt zu einer Bewertungsseite weiter. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, schlechte Bewertungen intern abzufangen, bevor sie öffentlich auf Google erscheinen. YouTube Video 1. Konfiguration starten 1. Öffnen Sie WhatsApp Web mit der aktivierten InsurMagic-Erweiterung. 2. Klicken Sie im Menü-Tab auf "Bewertungslink konfigurieren". 3. Es öffnet sich die Bewertungsseite von InsurMagic. 4. Geben Sie in das Feld oben Ihren Firmennamen ein. 2. Bewertungs-URL eintragen Um Ihre Google-Bewertungsseite zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Melden Sie sich in Ihrem Google Business-Profil an: https://business.google.com/. 2. Wählen Sie den entsprechenden Standort/Unternehmenseintrag. 3. Im Dashboard finden Sie den Bereich Mehr Rezensionen erhalten oder Rezensionen teilen. 4. Kopieren Sie den angezeigten URL-Link. 5. Wechseln Sie zurück zur InsurMagic-Bewertungsseite und fügen Sie die URL in das entsprechende Feld ein. Klicken Sie auf "Weiter". 3. Option für schlechte Bewertungen Sie können entscheiden, wie mit negativen Bewertungen umgegangen werden soll. Sie haben 2 Optionen: Option 1 - Feedback-Formular aktivieren - Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass schlechte Bewertungen nicht automatisch bei Google veröffentlicht werden. Stattdessen werden diese Bewertungen direkt an Sie gesendet. - Nach dem Klick auf "Weiter" geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die negative Rezensionen geschickt werden sollen. Legen Sie fest, ab welcher Sternebewertung (z. B. 2 Sterne oder weniger) das Feedback intern weitergeleitet werden soll. Nun klicken Sie auf "Link erstellen" Option 2 - Feedback-Formular deaktivieren - Aktivieren Sie diese Option, wenn sie möchten, dass alle Kunden-Feedbacks direkt und automatisch bei Google-Rezensionen veröffentlicht werden. Klicken Sie auf "Link erstellen". 4.Bewertungslink einsehen und versenden - Klicken Sie auf "Bewertungslink konfigurieren" im Menu-Tab können Sie Ihren Bewertungslink einsehen, kopieren und bearbeiten. - Klicken Sie im Kunde-Tab unter "Vorlagen versenden" auf "Bewertungslink" um diesen direkt im geöffneten Kundenchat zu versenden. Tipp: Erstellen Sie eine Vorlage für eine Nachricht, die zusammen mit dem Bewertungslink versendet werden soll. Wie Sie diese einrichten, erklären wir hier: Bewertungslink mit Nachricht erstellen Wenn ein Kunde auf Ihren Bewertungslink klickt, kann er auf der folgenden Seite eine Sternebewertung abgeben: Fazit Mit dem InsurMagic-Bewertungslink holen Sie schnell und unkompliziert Rückmeldungen von Ihren Kunden ein. Durch die Option, schlechte Bewertungen intern zu empfangen, behalten Sie die volle Kontrolle und können aktiv reagieren, bevor das Feedback öffentlich sichtbar werden.

Zuletzt aktualisiert am Nov 19, 2025

Der KI-Nachrichtenassistent

Der KI-Nachrichtenassistent von InsurMagic ist ein intelligentes Werkzeug, das Ihnen hilft, schnell und professionell auf Nachrichten zu reagieren, Texte zu überarbeiten oder neue Formulierungen zu erstellen. Der Assistent unterstützt Sie direkt in Ihren Chats, ohne dass Sie Informationen kopieren oder den Kontext erklären müssen – die KI berücksichtigt automatisch den gesamten Chatverlauf. https://youtu.be/5g1XcaF6QOQ Was der KI-Assistent kann: Der Assistent unterstützt Sie in mehreren Bereichen: - Professionelle Antworten erstellen: Die KI formuliert passende Antworten basierend auf dem bisherigen Gespräch. - Nachrichten überarbeiten: Rechtschreibung, Ausdruck und Tonalität werden automatisch verbessert. - Texte verständlicher machen: Lange oder umständliche Nachrichten können vereinfacht oder klarer strukturiert werden. - Texte kürzen oder erweitern: Auf Wunsch können Inhalte kompakter oder ausführlicher formuliert werden. - Eigene Anforderungen umsetzen: Sie können auch eigene Hinweise eingeben, etwa „freundlicher formulieren“, „formeller machen“ oder „kurz und knapp“. Assistent öffnen Sie können den KI-Nachrichtenassistenten ganz einfach starten: - Über das lila Stern-Symbol in der Nachrichtenleiste (links neben dem Emoji-Symbol). - Oder mit der Tastenkombination: Strg + J (Windows) CMD + J (Mac) So verwenden Sie den Assistenten 1. Öffnen Sie den KI-Nachrichtenassistenten. 2. Wählen Sie eine Aktion, z. B.: - „Antwort schreiben“ - „Rechtschreibung verbessern“ - „Kürzen“ - oder geben Sie Ihre eigene Anweisung ein (z. B. „freundlicher formulieren“). 3. Übernehmen Sie die vorgeschlagene Nachricht über "Einfügen" direkt in den Chat – Sie können sie vorher beliebig bearbeiten. Fazit Der KI-Nachrichtenassistent hilft Ihnen, schneller zu kommunizieren – mit weniger Aufwand und besseren Ergebnissen. Egal ob Sie Nachrichten formulieren, überarbeiten oder vereinfachen möchten: Der Assistent unterstützt Sie dabei, professionell und effizient zu bleiben. .

Zuletzt aktualisiert am Nov 19, 2025

Die Aufgaben- und Teamfunktion

Mit der Aufgabenfunktion in InsurMagic strukturieren Sie Ihre Kundenarbeit noch effizienter – sei es im Einzelnen oder im Team. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Aufgaben erstellen, verwalten, zuweisen und im Team koordinieren – direkt aus dem Kundenchat heraus. YouTube 1. Zugang zur Aufgabenfunktion - Öffnen Sie die InsurMagic App. - Wechseln Sie z. B. in eine laufende WhatsApp-Konversation. - Auf der rechten Seite in der InsurMagic-Seitenleiste finden Sie das Menü „Aufgaben“. Hier sehen Sie bereits eine Übersicht mit folgenden Tabs: - „Meine Aufgaben“ – alle Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind - „Team“ – alle Aufgaben des Teams Sie können Aufgaben nach Status filtern: - Offen - Erledigt - Abgebrochen 2. Neue Aufgabe erstellen Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Aufgabe anzulegen. Sie geben an: - Titel: z. B. Beispielaufgabe - Fälligkeit: - „Sofort“ → die Aufgabe ist ab sofort fällig - „Geplant“ → Fälligkeitsdatum in der Zukunft wählbar - Kontakt: wird automatisch aus dem geöffneten Kundenchat übernommen (z. B. Tim Goodbit) - Zuständiger Mitarbeiter: z. B. Max Mustermann oder ein anderer aus dem Team ➡️ Nach dem Erstellen erscheint die Aufgabe in Ihrer Liste unter „Meine Aufgaben“ oder unter „Team“, je nach Zuordnung. Die Aufgabenfunktion nutzen Sie getrennt von ihrem MVS. 3. Aufgaben bearbeiten oder abschließen - Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Inhalte, Zuständigkeiten oder Fälligkeiten anzupassen. - Mit einem Klick auf „Als erledigt markieren“ verschieben Sie die Aufgabe in den Status „Erledigt“. - Aufgaben lassen sich jederzeit auch wieder reaktivieren. 4. Aufgabe an Kollegen übergeben - Öffnen Sie die Aufgabe erneut. - Weisen Sie sie z. B. Jannik Sauerbier zu. - Nach dem Speichern verschwindet die Aufgabe aus Ihrer Liste und erscheint bei Jannik unter „Meine Aufgaben“. - Im Reiter „Team“ bleibt sie weiterhin für Sie sichtbar. 5. Team verwalten Oben rechts finden Sie das Einstellungssymbol (⚙️). Dort können Sie: - Eine Übersicht aller hinterlegten Teammitglieder einsehen - Neue Benutzer hinzufügen, indem Sie: - E-Mail-Adresse - Vor- und Nachname eintragen - Auf „Hinzufügen“ klicken Nach dem Absenden wird die Person angefragt und kann dem Team zugeordnet werden. 👉 Falls ein bestehender Nutzer noch keinem Team zugeordnet ist, genügt eine kurze WhatsApp-Nachricht an uns – wir kümmern uns darum. Fazit: Mit der Aufgaben- und Teamfunktion in InsurMagic behalten Sie den Überblick – persönlich und im Team. Ob einfache To-dos, Follow-ups oder Übergaben: Die Aufgabenstruktur schafft Klarheit, Verantwortung und Transparenz in der Kundenbearbeitung.

Zuletzt aktualisiert am Nov 19, 2025

Die Geburtstagsfunktion

Kundenbindung stärken mit der Geburtstagsfunktion von InsurMagic Persönliche Kommunikation ist der Schlüssel zu langfristigen Kundenbeziehungen. Mit der integrierten Geburtstagsfunktion in InsurMagic stellen Sie sicher, dass kein Geburtstag mehr unbemerkt bleibt – und Sie Ihre Kunden zur richtigen Zeit mit einer persönlichen Nachricht überraschen können. https://www.youtube.com/watch?v=BcDKQzjVn10 Wo finde ich die Geburtstagsübersicht? Öffnen Sie wie gewohnt WhatsApp Web mit InsurMagic. Auf der rechten Seite sehen Sie die InsurMagic-Leiste. Zwischen den Tabs „Kunde“ und „Aufgaben“ befindet sich der neue „Geburtstag“-Tab. Ein Klick darauf öffnet Ihre persönliche Geburtstagsübersicht. Was zeigt mir die Übersicht? Die Geburtstagsübersicht zeigt Ihnen alle Kunden, die in den kommenden Tagen Geburtstag haben – chronologisch sortiert, beginnend mit dem nächsten anstehenden Termin. Beispiel: Heute hat unser Kunde Tim Gutbellet Geburtstag, und auch für die nächsten 7 Tage sehen wir weitere anstehende Geburtstage auf einen Blick. Zwei praktische Aktionen – direkt aus der Übersicht Sobald ein Geburtstag erkannt wird, stehen Ihnen zwei direkte Handlungsoptionen zur Verfügung: 1. Zur Kundenakte im MVP springen Mit einem Klick öffnen Sie direkt den Kunden in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm, um ggf. vor dem Kontakt noch Informationen einzusehen oder zu aktualisieren. 2. Direkt über WhatsApp gratulieren Über das grüne WhatsApp-Symbol können Sie sofort den Chat öffnen und dem Kunden persönlich und schnell zum Geburtstag gratulieren. Hier bietet sich das Einrichten von Antwortvorlagen an, um Gratulationen schnell abzuschicken. Wie man diese erstellt finden Sie im folgenden Beitrag: Schnellantworten und Antwortvorlagen Fazit Mit der Geburtstagsfunktion von InsurMagic wird professionelle Kundenpflege zum Selbstläufer. Sie verpassen keinen wichtigen Termin mehr und können mit minimalem Aufwand persönliche Wertschätzung zeigen – ein echter Mehrwert für Ihre Kundenbindung.

Zuletzt aktualisiert am Nov 20, 2025