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Vorlagen erstellen und versenden

Zuletzt aktualisiert am Jun 04, 2026

Mit Vorlagen bereiten Sie häufig genutzte Nachrichten einmal vor und versenden sie mit wenigen Klicks an Ihre Kunden – jetzt mit getrennten Du-/Sie-Versionen, KI-Unterstützung, WhatsApp-Formatierung, Dateianhängen und einem fertigen Vorlagen-Katalog. Das spart Zeit und hält Ihre Kommunikation einheitlich und professionell.

Überblick

Es gibt zwei Bereiche:

  • Vorlagen – hier durchsuchen und versenden Sie Ihre Vorlagen im Kundenchat.

  • Vorlagen verwalten – hier erstellen, bearbeiten und organisieren Sie Ihre Vorlagen.

Schritt 1: Vorlagen finden und versenden

Sobald sie einen Whatsapp-Kontakt auswählen, erscheint auf der rechten Seite der Vorlagenbereich. Dieser erscheint auch, wenn der Kontakt noch nicht in ihrem MVP eingetragen ist.

  • Anrede wählen: Schalten Sie oben über Anrede – Sie / Du zwischen den beiden Versionen um.

  • Suchen: Tippen Sie in „Vorlagen durchsuchen…", um jede Vorlage sofort zu finden.

  • Schnellzugriff: Unter Häufig genutzt und Angepinnt liegen Ihre wichtigsten Vorlagen ganz oben.

  • Filtern: Über Kategorie (z. B. „Alle Kategorien") grenzen Sie die Liste ein.

  • Versenden: Klicken Sie auf eine Vorlage. Sie erscheint im Chat-Fenster – inklusive aller Platzhalter (z. B. der personalisierte Name) und eines eventuellen Anhangs. Danach senden Sie die Nachricht direkt an den Kunden.

Schritt 2: Vorlagenverwaltung öffnen

Klicken Sie oben rechts auf „Vorlagen verwalten". Hier sehen Sie alle Vorlagen als Karten – mit Verwendungszähler (z. B. „8× verwendet"), Anhang und unter Zuletzt verwendet Ihre letzten Vorlagen.

Zum Sortieren und Finden nutzen Sie die Suche und die Kategorie-Filter (z. B. Alle, Allgemein, Vertrag …).

Eine neue Vorlage erstellen Sie auf drei Wegen:

  • „+ Neue Vorlage" – von Grund auf selbst schreiben.

  • „Mit KI erstellen" – beschreiben Sie kurz, was Sie brauchen (z. B. „Erstelle eine Begrüßungsnachricht für Neukunden"), und die KI liefert einen fertigen Entwurf.

  • „Vorlagen-Katalog" – eine vorbereitete Vorlage auswählen und übernehmen.

Schritt 3: Vorlage bearbeiten

Klicken Sie eine Vorlage an, um sie zu öffnen („Vorlage bearbeiten").

Bestandteile

  • Name & Symbol: Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie ein Symbol zur schnellen Wiedererkennung.

  • Kategorie: Ordnen Sie die Vorlage einer Kategorie zu oder erstellen Sie eine neue Kategorie.

  • Du- und Sie-Version: Über Anrede – Sie / Du pflegen Sie zwei getrennte Versionen. Fehlt eine, zeigt die Karte „Keine Sie-Version" – die andere lässt sich per KI ergänzen. Unten sehen Sie den Zeichenzähler (z. B. „Sie: 221 Zeichen").

  • Formatieren: Markieren Sie Text, um die Formatierungsleiste einzublenden: Fett, Kursiv, Durchgestrichen, Code/Monospace, Aufzählung, Nummerierung und Zitat (im WhatsApp-Stil). Emojis fügen Sie über das Smiley-Symbol ein.

  • Anhang: Über das Büroklammer-Symbol hängen Sie eine Datei an (z. B. PDF oder Bild). Sie wird beim Versenden automatisch mitgeschickt.

  • Mit KI verbessern: Über das Sparkle-Symbol lassen Sie den Text sprachlich glätten oder umformulieren.

  • Vorschau: Über das Augen-Symbol sehen Sie, wie die Nachricht in WhatsApp aussieht. Bei sehr langen Texten weist InsurMagic darauf hin, dass WhatsApp die Nachricht kürzt und der Empfänger auf „Mehr anzeigen" tippen muss.

Speichern Sie zum Schluss über „Speichern" (bzw. „Erstellen" bei einer neuen Vorlage). Zum Entfernen nutzen Sie das Papierkorb-Symbol.

Platzhalter für die Personalisierung

  • Platzhalter setzen Sie per Klick an der Cursorposition ein. Sie sind in zwei Gruppen aufgeteilt:

    • Automatisch – wird direkt aus den Kontaktdaten übernommen: Ganzer Name, Vorname, Nachname, Teammitglied Vorname, Teammitglied Nachname, Bewertungslink.

    • Beim Senden eintragen – öffnet beim Versand ein kurzes Eingabefeld: Gesellschaft, Vertragsnummer...

  • 👉 Wie Sie den Bewertungslink erstellen, erfahren Sie hier: Bewertungslink konfigurieren

Schritt 4: Vorlagen organisieren

  • Anpinnen: Wichtige Vorlagen lassen sich anpinnen und erscheinen dann unter Angepinnt ganz oben.

  • Kategorien: Über die Kategorie jeder Vorlage halten Sie auch große Sammlungen übersichtlich.

  • Zuletzt / häufig verwendet: InsurMagic merkt sich Ihre Nutzung und legt die passenden Vorlagen automatisch nach vorn.

Fazit

Mit Vorlagen versenden Sie Nachrichten schnell, einheitlich und professionell. Getrennte Du-/Sie-Versionen, KI-Erstellung, Anhänge und automatische Personalisierung sorgen dafür, dass Sie Ihre Kunden effizient und trotzdem persönlich erreichen.