Beratungsgespräche direkt aus WhatsApp dokumentieren – mit InsurMagic und Ameise
Mit InsurMagic können Sie nicht nur direkt aus WhatsApp heraus mit Ihren Kunden kommunizieren – Sie können die Beratung auch rechtskonform dokumentieren und direkt dem passenden Vertrag in Ihrem Maklerverwaltungsprogramm Ameise zuordnen.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Gespräche mit wenigen Klicks als PDF sichern und automatisch archivieren.
Schritt 1: Nachrichten zur Dokumentation auswählen
Öffnen Sie WhatsApp Web mit aktivierter InsurMagic-Erweiterung.
Klicken Sie auf der rechten Seite im Kundentab auf „Kommunikation dokumentieren“.
Nun wählen Sie gezielt die Nachrichten aus, die Teil der Beratung waren – zum Beispiel:
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Eingesendete Dokumente (z. B. ein Führerscheinfoto)
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Sprachnachrichten
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Fragen des Kunden
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Ihre Antworten
Privatere Nachrichten, die nichts mit der Beratung zu tun haben, lassen Sie einfach unangetastet – sie werden nicht in die Dokumentation übernommen.
Schritt 2: Vertrag zuordnen
Nach der Auswahl klicken Sie auf „Weiter“.
Im zweiten Schritt wählen Sie nun den Vertrag, dem die Beratung zugeordnet werden soll – zum Beispiel die Betriebshaftpflichtversicherung des Kunden.
Schritt 3: PDF generieren und hochladen
InsurMagic erstellt nun automatisch eine PDF-Datei mit der gesamten dokumentierten Kommunikation.
Sie haben die Möglichkeit, das PDF:
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zu bearbeiten (drehen, zuschneiden)
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umzubenennen
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in ein Email-Format zu bringen
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auf dem Computer zu speichern oder
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direkt in Ameise hochzuladen – mit direkter Zuordnung zum gewählten Vertrag
Nach dem Upload ist die Dokumentation rechtskonform im MVP abgelegt.
Eine detaillierte Erklärung zur Bearbeitung von Dokumenten finden Sie hier.
Fazit
Mit InsurMagic dokumentieren Sie Beratungsgespräche direkt dort, wo sie stattfinden – in WhatsApp.
Die rechtssichere Ablage in Ameise erfolgt automatisch und strukturiert, ohne zusätzliche Tools oder manuelle Zwischenschritte.