WhatsApp Funktionen

Chat Label hinzufügen in WhatsApp

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Chats Labels hinzufügen können in WhatsApp. Drücken Sie zu erst auf die drei Punkte (Siehe 1) um das Menü zu öffnen. Danach klicken Sie auf Labels (siehe 2). Es öffnet sich nun das Labels Menü, wo alle bereits erstellten Labels angezeigt werden. Bisher sind hier bei uns keine erstellt worden. Es kann sein, dass bei Ihnen von WhatsApp vordefinierte Labels angezeigt werden. Diese können Sie löschen, wenn Sie das wollen. Drücken Sie nun auf das + Symbol um ein Label hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Label-Namen vergeben können. Durch das klicken auf den farbigen Kreis, können Sie ausserdem die Farbe des Labels anpassen. Drücken Sie nun auf Speichern. Sie geraten nun zurück in die Label Übersicht. Diese können Sie durch klicken auf das Kreuz schliessen. Sie gelangen dadurch in die normale Chat Übersicht. Dort können Sie einen Chat auswählen, indem Sie entweder einen Rechtsklick machen oder auf den kleinen Pfeil nach unten drücken. Klicken Sie dann auf Chat labeln um dem Chat ein Label zuzuweisen. Es wird nun die Auswahl Maske geöffnet, wo Sie auswählen können welche Chats sie labeln möchte. In unserem Fall gibt es nur einen Chat - dieser wird ausgewählt. Nach erfolgreicher Auswahl drücken Sie auf das kleine Label (siehe 1) und wählen das entsprechende Label aus. Durck Speichern (siehe 2) schliessen Sie die Maske und haben das Label erfolgreich verteilt. Nun können Sie am Chat sehen, dass das kleine rote Label vergeben wurde. Um nach speziellen Labels zu filtern, drücken Sie auf den erschienen Button Labels gleich unter der Suchleiste und wählen Sie das Label aus. In unserem Fall hier gibt es nur das Label VIP - Kunde, welches wir ausgewählt haben. Wenn Sie auf dieses Drücken, dann werden nur Chats angezeigt, welche das Label VIP - Kunde besitzen.

Schnellantworten / Antwortvorlagen in WhatsApp

Hier beschreiben wir wie Sie in WhatsApp vorgefertigte Antwortmöglichkeiten nutzen können, um in der Kundenkommunikation Zeit zu sparen. Um Schnellantworten zu erstellen, klicken Sie im ersten Schritt auf die drei Punkte oben rechts im Chatfenster. Es öffnet sich dadruch das Menü, wo Sie anschliessend auf Schnellantworten klicken. Sie sind jetzt im Schnellantworten Menü. Hier können Sie alle bisher erstellten Schnellantworten sehen. WhatsApp stellt einige Vorlagen grundsätzlich zur Verfügung. Wenn Sie wollen können Sie diese einfach durch Rechtsklick und dann löschen entfernen. Um neue Schnellantworten hinzuzufügen drücken Sie auf das + Symbol oben rechts. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Tastaturkürzel (siehe 1) und die ausführliche Nachricht (siehe 2) eingeben können. Später können Sie dann im Chat mit dem Kunden das Tastaturkürzel eingeben um die ausführliche Nachricht zu verschicken. Klicken Sie dann auf Speichern Jetzt ist eine Schnellantwort erfolgreich erstellt! Sie sind nun zurück ins Schnellantworten-Menü. Klicken Sie auf x Symbol um zurück in die Chat Übersicht zu gelangen. Wenn Sie nun in einen Chat gehen und im Chat Fenster, in der Leiste unten das Schrägstrich Symbol / dann wird Ihnen eine Auswahl an Schnellantworten angezeigt. Geben Sie z.B. /KFZ ein, dann wird ihnen die eben erstellte Schnellantworte angezeigt. Drücken Sie nun Enter und die Nachricht wird in den Chat übernommen. Sie können diese bearbeiten oder aber direkt abschicken.

Abwesenheitsnachricht in WhatsApp erstellen

Hier zeigen wir Ihnen wie Sie in WhatsApp eine Abwesenheitsnotiz erstellen können, um Ihren Kunden zu zeigen wann Sie erreichbar sind und wann nicht. Um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen öffnen Sie zuerst WhatsApp Business auf Ihrem Telefon. Gehen Sie anschliessend unten links auf Einstellungen. Wenn Sie in den Einstellungen sind, dann klicken Sie auf Unternehmenstools. Damit gelangen Sie in das Unternehmensmenü. Dort angekommen können Sie dann auf Abwesenheitsnachricht klicken. Sie können nun sehen, dass die Abwesenheitsnachrichten noch ausgeschalten sind. Schalten Sie diese ein, um mit den Einstellungen fortzufahren. Es taucht nun das Menü auf. Sie können nun drei Punkte bearbeiten. Zuerst legen Sie den Zeitplan fest. Sie definieren nun wann Ihre Kunden eine Nachricht erhalten sollen. Dafür gibt es drei Möglichkeiten. Immer senden führt dazu, dass immer eine Abwesenheitsnachricht rausgeschickt. Wir empfehlen dies nur wenn Sie beispielsweise im Urlaub sind und generell unerreichbar. Wenn Sie vorher in Ihrem Konto Öffnungszeiten definiert haben, dann können Sie auswählen das Ihre Kunden dies Nachricht immer Ausserhalb der Geschäftszeiten erhalten sollen. Wenn Sie keine Öffnungszeiten definiert haben (wie hier im Beispiel), dann können Sie einen eigenen Zeitplandefinieren. Sie legen ein Start- und Endzeitpunkt fest und in dieser Zeit geht dann die Abwesenheitsnachricht raus. Wir empfehlen Ihnen die Nutzung der Abwesenheitsnachricht in Verbindung mit den Geschäftszeiten. Wenn Sie den Zeitplan ausgewählt haben gehen Sie einen Schritt zurück in die Übersicht und wählen den Punkt Empfänger*innen aus. Hier können Sie nun entscheiden, wer diese Nachricht erhalten soll. Wir empfehlen hier prinzipiell Alle. Gehen Sie nun wieder einen Schritt zurück in die Übersicht und wählen Sie Nachricht aus. Hier können Sie die Nachricht festlegen, welche die Kunden erhalten sollen. Nach dem Verfassen der Nachricht klicken Sie auf Speichern um zurück zur Übersicht zu kommen. Damit sind Sie fertig und die Abwesenheitsnachricht ist eingestellt. Hier ein Beispiel dazu wie es aussieht wenn Ihnen ein Kunde ausserhalb der Geschäftszeiten schreibt: Es wird automatisch die Nachricht rausgeschickt und der Kunde wird über Ihre Abwesenheit in Kenntnis gesetzt.

Communities erstellen

Eine Community in WhatsApp Business ist ein übergeordneter Bereich, mit dem Sie mehrere thematisch zusammengehörige Gruppen bündeln können. Eine Community kann aus bis zu 50 Gruppen bestehen. Jede einzelne Gruppe innerhalb einer Community kann bis zu 1.023 Mitglieder enthalten. Communities eignen sich besonders, um Informationen strukturiert an größere Kontaktgruppen zu verteilen und verschiedene Themen klar zu trennen. Die Ankündigungsgruppe Beim Erstellen einer Community wird automatisch eine Ankündigungsgruppe angelegt. Besonderheiten der Ankündigungsgruppe: - Nur die Ersteller und Administratoren können Nachrichten senden - Bis zu 5.000 Kontakte können Nachrichten empfangen - Mitglieder sind anonym Wir empfehlen, die Ankündigungsgruppe aktiv für wichtige Informationen zu nutzen (z. B. Updates, Hinweise oder Erinnerungen). Weitere Gruppen innerhalb der Community sind optional und können bei Bedarf jederzeit gelöscht werden. Community erstellen 1. Community-Tab öffnen Öffnen Sie WhatsApp Business und tippen Sie auf das Community-Symbol (Personen-Icon). 2. Neue Community starten Tippen Sie auf „Neue Community“ oder „Starten“. 3. Community-Details festlegen Geben Sie die folgenden Informationen ein: - Name der Community (maximal 100 Zeichen) - Beschreibung der Community - Profilbild (z. B. Logo) 4. Gruppen hinzufügen oder erstellen Sie haben zwei Möglichkeiten: - Bereits bestehende Gruppen zur Community hinzufügen - Neue Gruppen direkt innerhalb der Community erstellen - Gruppen können im Anschluss gelöscht werden 5. Ankündigungsgruppe Die Ankündigungsgruppe wird automatisch erstellt. Administratoren können hier Nachrichten an alle Community-Mitglieder senden. 6. Mitglieder einladen Laden Sie Mitglieder ein, indem Sie: - die Funktion „Mitglieder einladen“ nutzen oder - den Einladungslink zur Community teilen Dieser Aufbau stellt sicher, dass Sie Ihre Kommunikation übersichtlich, kontrolliert und effizient gestalten können.